Privacyverklaring

Artikel 1. Algemeen

Het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen hecht veel belang aan uw privacy en beschermt uw persoonsgegevens met toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Europese verordening 2016/679, hierna: “AVG”). Onze medewerkers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Deze privacyverklaring bevat essentiële informatie over hoe SYNTRA Vlaanderen, als verantwoordelijke voor de verwerking, uw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt en met welk doel. Deze informatie is bedoeld om u in te lichten over de verwerking van uw persoonsgegevens bij het gebruik van onze website en onze diensten in het algemeen, en over de rechten waarover u als betrokkene beschikt.

Artikel 2. Welke persoonsgegevens?

De privacyverklaring betreft persoonsgegevens van natuurlijke personen, met name gegevens die toelaten iemand rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.

Indien mogelijk proberen wij de persoonsgegevens rechtstreeks bij de betrokkene te verzamelen. In bepaalde gevallen is het echter noodzakelijk om uw persoonsgegevens van derden te bekomen, bijvoorbeeld van de Syntra-opleidingscentra of in het kader van toekomstige relaties.

I. Informatie die u ons verstrekt:

   a) Via het gebruik van onze website

  • contact- of klachtformulier: voornaam, naam, emailadres en bericht
  • informatie van sociale media wanneer u naar onze website linkt


   b) Via andere kanalen

  • (spontane) sollicitaties: sollicitatieformulier, CV, referenties en bijhorende informatie
  • inhoud van correspondentie met ons (per e-mail, telefoon of brief)
  • contactgegevens van vroegere, huidige en toekomstige leveranciers of partners
  • contactgegevens van sectorverantwoordelijken
  • inschrijvingsgegevens van leerlingen (inclusief INSZ-nummer)
  • identificatie- en betalingsgegevens van lesgevers
  • identificatiegegevens van mentoren (inclusief INSZ-nummer)
  • gerechtelijke gegevens van mentoren (Duaal Leren):
  • contactgegevens en foto’s van deelnemers aan evenementen
  • identificatie- en contactgegevens van deelnemers aan wedstrijden (bijvoorbeeld IdeaalDuaal): voornaam, naam, e-mail, telefoonnummer, adres, geboortedatum, geslacht, … (afhankelijk per wedstrijd). Daarom raden wij aan om telkens het wedstrijdreglement te raadplegen indien u deelneemt aan één van onze wedstrijden.

II. Automatisch verzamelde informatie:

  • Telkens wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij informatie via cookies en andere technologieën, om een optimale werking van onze website te garanderen. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u door naar onze cookie policy.  

Verder verzamelt SYNTRA Vlaanderen ook statistische informatie in logfiles. Deze anonieme informatie wordt gebruikt voor interne doeleinden, zoals trafiek- en profielanalyse om op die manier het informatieaanbod van de website verder op punt te stellen. 

Artikel 3. Doeleinden en rechtmatigheid

Algemeen

SYNTRA Vlaanderen verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden (zoals hieronder uitdrukkelijk omschreven) en enkel indien minstens één van deze grondslagen van toepassing is:

Wanneer het noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst.

  1. Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.
  2. Voor de vervulling van onze taak van algemeen belang of taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.
  3. Wanneer het noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of van een ander natuurlijk persoon te beschermen.
  4. Wanneer we uitdrukkelijk uw toestemming hebben bekomen, indien geen andere grond van toepassing is.

Als algemene rechtsgrond voor de wettelijke verplichtingen (II.) en het takenpakket (III.) van SYNTRA Vlaanderen geldt:

  • Art. 4, 5 en 6 van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Vlaams Agentschap voor Ondernemingsvorming - SYNTRA Vlaanderen”.
  • Art. 357/20 en 357/30 van de Codex Secundair Onderwijs van 17 december 2010.
  • De specifieke besluiten of decreten die van toepassing zijn op de werking van het Agentschap.

Specifiek

De contactgegevens van bezoekers, deelnemers of andere klantenrelaties worden verwerkt om nieuwsbrieven of relevante communicatie te versturen, om contact op te nemen omtrent een evenement of om vragen en klachten te beantwoorden. Foto’s worden op onze online kanalen gepubliceerd ter visibiliteit van onze evenementen op het internet.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op uw voorafgaande toestemming.

De gegevens van onze partners verzamelen wij om onze relaties of samenwerking te beheren. Deze contactgegevens kunnen later ook gebruikt worden voor een bevraging ter optimalisatie van onze dienstverlening.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op de uitoefening van onze taak van algemeen belang.

De gegevens van onze leveranciers worden verwerkt om onze contracten te sluiten en uit te voeren.

  • De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de voorbereiding en uitvoering van onze overeenkomsten. 

Als regisseur van ondernemersvorming, en van de werkcomponent in duaal leren in het bijzonder, verwerkt SYNTRA Vlaanderen leerlingengegevens met het oog op attestering, het opvolgen van de inschrijvingen in het kader van subsidiëring en het toezicht op de opleidingen.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen.

In het kader van duaal leren verzamelt SYNTRA Vlaanderen ook de identificatiegegevens van mentoren om de overeenkomst (alternerende opleiding) en de werkplek te kunnen beheren.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen.

In het kader van duaal leren verzamelt SYNTRA Vlaanderen ook de gerechtelijke gegevens van mentoren. Het decreet tot regeling van bepaalde aspecten van alternerende opleiding (Decreet OAO van 10 juni 2016) bepaalt de voorwaarden voor een onderneming om erkend te worden als werkplek voor Duaal Leren. Zo moet een onderneming een mentor aanduiden die van onberispelijk gedrag is zoals dat blijkt uit een uittreksel van het strafregister dat niet langer dan één jaar tevoren werd afgegeven.

Louter de voor deze beoordeling bevoegde personen van het Sectoraal of Vlaams Partnerschap hebben toegang tot het uittreksel om te bepalen of de mentor aan de voorwaarde voldoet. Na de beoordeling wordt het document verwijderd en niet langer bewaard door SYNTRA Vlaanderen. Alleen in het kader van een beroepsprocedure kan de beroepscoördinator het uittreksel nog raadplegen, en dit slechts gedurende de beroepstermijn.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen

Als derdebetaler van de docenten die lesgeven in een SYNTRA-campus, verwerkt SYNTRA Vlaanderen deze gegevens om de betalingen van de lesgevers te kunnen beheren en uitvoeren.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen.

De persoonsgegevens van sollicitanten worden opgeslagen voor de rekruterings- en selectieprocedures. Meer specifiek worden uw persoonsgegevens verwerkt om uw profiel en vaardigheden te beoordelen in functie van onze vacatures.

  • De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming.

In het algemeen kan elke categorie van persoonsgegevens door ons verwerkt worden om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of ons beleid, en in het kader van rechtszaken of de verdediging van claims.

Artikel 4. Bewaren van uw gegevens

SYNTRA Vlaanderen bewaart en verwerkt deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de bovenvermelde doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Meer bepaald worden uw persoonsgegevens in onze systemen bewaard zolang het redelijkerwijs nodig is om onze diensten te kunnen verlenen of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten en vervolgens gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Zo houden we gegevens van onze contractspartijen bij tot tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst.

Wat betreft de nieuwsbrief, worden uw contactgegevens bewaard zolang u ingeschreven bent. Om uit de databank verwijderd te worden kan u zich uitschrijven via de instructies onderaan de nieuwsbrief.

Artikel 5. Doorgifte aan derde partijen

SYNTRA Vlaanderen geeft uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij:

  • Aan externe dienstverleners aan wie wij bepaalde van onze diensten uitbesteden, zoals, maar niet beperkt tot, softwareleveranciers en leveranciers van informatieopslag. Zo wordt er bij het versturen van nieuwsbrieven of communicaties gebruik gemaakt van MailChimp, een webprogramma die mailings uitstuurt via verzendlijsten. Door u aan te melden voor de nieuwsbrieven of bepaalde communicaties, gaat u ermee akkoord dat de door u verstrekte gegevens worden overgedragen aan MailChimp voor verwerking in overeenstemming met het Privacybeleid van MailChimp (Verenigde Staten). MailChimp garandeert dat de gegevensverwerking die zij doen, op een manier gebeurt die tegemoet komt aan de eisen voor bescherming van persoonsgegevens van de AVG.
    Deze dienstverleners (“verwerkers” genaamd) zijn beperkt tot het gebruik van uw persoonsgegevens voor de uitvoering van hun taken en volgens onze instructies.
  • Aan andere overheidsinstanties, zoals het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODI) in het kader van het opvolgen van de leerplicht.
  • Aan regelgevende instanties, bijvoorbeeld in geval van parlementaire vragen.
  • Aan onze partners of aan organisaties waarmee we samenwerken in het kader van Duaal Leren, zoals de Sectorale Partnerschappen.

In geen geval verkoopt SYNTRA Vlaanderen uw persoonsgegevens aan derde partijen, noch mogen deze derden uw persoonsgegevens gebruiken voor eigen commerciële doeleinden.

Daarnaast beschikt SYNTRA Vlaanderen over volgende machtigingen van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) voor de rechtmatige overdracht van bepaalde persoonsgegevens:

Machtiging VTC

Persoonsgegevens

Ontvangende instantie

Beraadslaging VTC nr 22/2014

Identificatiegegevens en studiegegevens van leerlingen in de Leertijd, Rijksregisternummer (RRN).

De afdeling Strategische Beleidsondersteuning (SBO) van departement Onderwijs & Vorming (O&V)

Beraadslaging VTC 26/2012, gewijzigd bij beraadslaging VTC nr. 47/2014

Postcode, RRN, studierichting en leerbewijzen

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding (VDAB)

Beraadslaging VTC nr. 04/2011, gewijzigd bij beraadslaging VTC nr. 37/2016 van 12 oktober 2016

Diploma’s, certificaten en studiebewijzen

Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED)

Beraadslaging VTC 30/2017 van 13 september 2017

Identificatiegegevens, diploma-gegevens en uitschrijvingsdatum van vroegtijdige schoolverlaters

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding (VDAB)

Beraadslaging VTC nr. 31/2017 van 13 september 2017

Gecodeerde identificatiegegevens en studiegegevens van leerlingen in het kader van Duaal Leren

Centrum voor Migratie en

Interculturele Studies van de Universiteit Antwerpen

Beraadslaging VTC nr. 44/2017

van 20 december 2017

Identificatiegegevens en studiegegevens van leerlingen in de Leertijd

Departement Onderwijs en Vorming (O&V)

Beraadslaging VTC nr 36/2018

Identificatiegegevens, dossiergegevens

Agentschap Innoveren en Ondernemen

Deze website bevat ook sociale media-“knoppen” van sociale netwerken zoals Facebook en Twitter. Die laten u toe op deze platformen informatie te delen. Deze widgets worden uitgevoerd en beheerd door de sociale netwerken zelf. SYNTRA Vlaanderen heeft hier dan ook geen verdere controle op. Wij raden u aan de gebruiksvoorwaarden en privacyverklaring van deze sociale netwerken te raadplegen.

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) of aan internationale organisaties. We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een grote softwareleverancier of cloud-dienstverlener (zoals de Amerikaanse ondernemingen Google Analytics en Mailchimp). In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om een equivalent beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Dit kan onder meer door het voorzien van bijkomende contractuele waarborgen in de overeenkomst.

Artikel 6. Beveiliging van uw persoonsgegevens

SYNTRA Vlaanderen beschikt over een veiligheidsbeleid en procedures om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofd verlies, misbruik, wijziging of vernietiging ervan. Daarnaast heeft SYNTRA Vlaanderen een veiligheidsconsulent (data protection officer, afgekort: DPO) aangesteld, die het correct verwerken van uw persoonsgegevens mee opvolgt. Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid te verzekeren van de informatiesystemen en diensten die persoonsgegevens verwerken. Deze maatregelen betreffen onder meer fysieke en operationele veiligheidsmaatregelen, toegangsbeheer, sensibilisering en vertrouwelijkheidsclausules.

Artikel 7. Beeldopnames

SYNTRA Vlaanderen heeft op bepaalde plaatsen van de gebouwen beveiligingscamera’s geplaatst om de veiligheid in de gebouwen te garanderen.

Welke gegevens verzamelen we over je in het kader van camerabeveiliging?

De camera’s maken beelden van bepaalde plaatsen van SYNTRA Vlaanderen, waarbij het mogelijk is dat je als bezoeker van SYNTRA Vlaanderen wordt gefilmd.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

SYNTRA Vlaanderen heeft deze camera’s geplaatst met het oog op bewaking en de bescherming van jouw veiligheid en die van haar medewerkers.

Wij verzamelen deze gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang van SYNTRA Vlaanderen om te voorzien in de veiligheid van iedereen binnen SYNTRA Vlaanderen.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens worden niet met externen gedeeld. Enkel indien het noodzakelijk is in geval van een risico of een gevaar, worden de beelden overgemaakt aan het gerecht en de politiediensten. Dit kan uiteraard enkel wanneer de beelden ook daadwerkelijk worden bewaard.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

De beeldopnamen worden 30 dagen bewaard.

Wat zijn jouw privacy-rechten?

Je hebt het recht om de beelden die wij van je gemaakt hebben, te bekijken. Omdat er op het beeldmateriaal ook andere gegevens van andere personen worden verwerkt zullen we per verzoek beoordelen in welke mate we er gevolg aan kunnen geven zonder de privacy van die andere personen te schenden. Jouw verzoek moet gemotiveerd zijn, dat wil zeggen dat je moet toelichten waarom je deze inzage vraagt.

Artikel 8. Uw rechten

In overeenstemming met de AVG, kan u de volgende rechten betreffende uw persoonsgegevens uitoefenen:

Recht op informatie

SYNTRA Vlaanderen verwerkt uw persoonsgegevens in alle transparantie door u te informeren via deze privacyverklaring of via specifieke kennisgevingen op het moment van verzameling van de gegevens.

Recht op toegang

U kan uw persoonsgegevens te allen tijde op eenvoudig verzoek inkijken. U hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die SYNTRA Vlaanderen over u bijhoudt. We zullen een bewijs van uw identiteit opvragen alvorens we aan dergelijke verzoeken kunnen voldoen.  

Recht op rectificatie

Indien de persoonsgegevens die SYNTRA Vlaanderen over u bewaart onjuist of onvolledig zijn, hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

In bepaalde gevallen hebt u het recht ons te verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen. We zullen uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging verwijderen als we geen wettelijke verplichting of dwingende gerechtvaardigde reden hebben om de verwerking ervan verder te zetten.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kan u verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we de gegevens wel mogen opslaan, maar er verder geen gebruik van mogen maken.

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens

Dit recht is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst. Wij zullen uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en raadpleegbare vorm ter beschikking stellen om ze aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking door te geven of om ze, indien technisch mogelijk, rechtstreeks door ons te laten doorsturen.

Recht van bezwaar

U beschikt over het recht om bezwaar te maken in de gevallen waarin SYNTRA Vlaanderen uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een taak van algemeen belang of een taak in de uitoefening van het openbaar gezag. In dat geval zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten, tenzij we dwingende en gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen.

Daarnaast heeft u steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer uw toestemming vereist was voor het verzamelen of gebruiken van uw persoonsgegevens, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. Dit geldt bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief of de publicatie van gerichte foto’s.

Indien u een van deze rechten wil uitoefenen, kan u ons steeds contacteren (zie artikel 10. Contact).

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Indien u van mening bent dat SYNTRA Vlaanderen inbreuk heeft gemaakt op de bescherming van uw persoonsgegevens, kan u altijd een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit (https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie).

Artikel 9. Wijzigingen privacyverklaring

Alle inhoudelijke wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen aan deze privacy policy gelden vanaf ze op deze pagina worden gepubliceerd. Uw gebruik van de website en van onze diensten na deze wijzigingen betekent dat u akkoord gaat met de vernieuwde versie van de privacyverklaring.

(Laatste versie: maart 2020)

Artikel 10. Contact

Indien u vragen heeft omtrent deze privacy policy, gelieve SYNTRA Vlaanderen te contacteren: